| AVIS DE RECRUTEMENT N°10/RH/MCNE/2023
Titre du Poste : Operations Assistant
Lieu de Travail : Niamey
Catégorie : CDD (plein temps – 1 an)
Nombres de places : 01
CONTEXTE GENERAL
Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sûres, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.
CONTEXTE SPECIFIQUE
Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005 et concentre ses interventions sur l'amélioration de la sécurité alimentaire, des moyens de subsistance, du genre, de la cohésion sociale, de la gouvernance et des résultats des interventions d'urgence. Mercy Corps travaille également au Burkina Faso depuis 2016 avec des activités de recherche sur les conflits et de programmation de l'élevage. Notre travail dans ces domaines contribue à la résilience des communautés locales aux chocs et aux stress et leur permet d'atteindre un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps nécessite que le secteur privé, le gouvernement et la société civile travaillent ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Niger, Mercy Corps intervient dans les régions de Tillabéry, Maradi et Niamey avec deux principaux bureaux de terrain situés à Flingué et Maradi, et 3 autres bureaux satellites à Abala, Tillabéry et Tahoua.
RESPONSABILITE GENERALE
Sous la supervision du/de la Chargé(e) de la Logistique et des Assets, l’Assistant(e) aux Opérations est chargé(e) d’appuyer de manière polyvalente les secteurs de la logistique, la gestion des assets, la gestion du petit stock, la gestion immobilière et les approvisionnements, conformément aux manuels des procédures de Mercy Corps et des règles des donateurs. Il assurer l’intérim du Chargé de la Logistique et des Assets et de celui du/de la Chargé(e) des Achats selon les besoins et conformément à la délégation des responsabilités ; et il/elle contribue activement au développement et d’une structure efficace des opérations pour un appui adéquat aux programmes et au fonctionnement de l’organisation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l'administration, les finances et la logistique y compris les chauffeurs pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes, promouvoir la conformité aux procédures et promouvoir une culture d’éthique, tout en contribuant activement dans la réduction des risques des fraudes.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Appui à la logistique
Gestion du parc automobile
L’Assistant(e) aux Opérations assiste le/la Chargé(e) de la Logistique et des Assets dans :
- Le suivi des véhicules et Motos (état mécanique, plan de maintenance, assurances, documents administratifs, etc.) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
- Le suivi des demandes de services pour la réparation et la maintenance des véhicules et motos, et le contact avec les prestataires pour la collecte des cotations et la communication des ordres de service approuvés dans le cadre des contrats-cadres en fonction des besoins ;
- Le suivi de la carburation des véhicules de Mercy Corps, de location, des Motos et des générateurs et s’assurer de la mise à jour et de l’archivage des log books, et assurer que les générateurs placés dans les résidences du personnel expatrié disposent d’un stock de réserve ce carburant en permanence ;
- Le suivi du bon remplissage des log books des générateurs par les agents de sécurité après chaque carburation des générateurs, et les collecter pour faciliter la préparation des rapports mensuels ;
- Le suivi du bon fonctionnement, de l’entretien et des réparations des générateurs, y compris la formation des gardiens, des suivis du log books, des dates d’entretien) ; et le suivi des contrats-cadres avec les prestataires agréés.
- Le suivi des factures d’utilisation privée des véhicules de Mercy Corps par le personnel expatrié approuvé.
- La préparation des rapports mensuels de consommation et la compilation des données relatives à l’émission du carbone.
- Etc.
Gestion des assets
Assister le/la Chargé(e) de la Logistique et des Assets dans :
- La numérotation des nouveaux équipements grâce à un code logistique et leur enregistrement dans la liste des assets ;
- Le suivi des mouvements des assets et la documentation de leur attribution aux utilisateurs ;
- Le suivi de l’état de fonctionnement des équipements ainsi que de leur maintenance/réparation en coordination avec l’équipe IT là où cela est nécessaire ;
- L’organisation des inventaires physiques périodiques des équipements et y participer activement ;
- Etc.
Gestion du petit stock
Assister le/la Chargé(e) de la Logistique et des Assets dans :
- La réception des marchandises conformément aux bons de commande/contrats et aux bons de livraison ;
- La mise à jour des fiches de stocks et du rapport de stock, et la documentation des mouvements de stock (sorties/entrées) ;
- La participation active dans les inventaires périodiques des stocks et la préparation des rapports ;
- Le suivi des quantités en stock et alerter avant la rupture de stock pour des actions adéquates ;
- Etc.
Gestion immobilière
- Suivre l’état des bureaux et des résidences de Mercy Corps à Niamey et des réparations (électricité, plomberie, menuiserie, peinture, etc.) ;
- En coordination avec l’Administration et l’équipe chargée de la conformité, s’assurer préalablement de l’éligibilité des réparations sollicitées par le personnel expatrié dans leurs résidences avant de les prendre en charge.
- Superviser les travaux de réparation (des bureaux et résidences de Niamey) et s’assurer de leur bonne qualité, en coordination avec l’Administration (pour les bureaux de Niamey) et les occupants des résidences (pour le personnel expatrié) ;
- Collecter les facturer et préparer les dossiers de paiement pour les services de réparations/entretiens dans les bureaux et les résidences (Niamey), et assurer que les paiements aux prestataires sont faits dans les délais ;
- Mettre en place et maintenir à jour la base de données des petits prestataires pour les travaux de réparation, et s’assurer que leurs factures sont acquittées et payées à temps ;
- Etc.
Appui aux approvisionnements
L’Assistant(e) aux opérations contribue activement dans la mise en œuvre des politiques et procédures d’approvisionnement de Mercy Corps et des règles des donateurs. De ce fait ; il/elle assiste l’équipe des chargées des approvisionnements dans la gestion des approvisionnements dont les montants sont compris dans les seuils suivants : achats directs, micro-achats et petits achats. Il/elle assiste et contribue dans :
- La collecte des cotations/pro-forma et offres auprès des fournisseurs/vendeurs pour les demandes qui lui sont affectées par le Chargé(e) des Achats, le responsable logistique et selon les standards, normes et formats de Mercy Corps.
- La vérification de la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter ; et fournit la numérotation des demandes d’achat, des fiches d’analyse des offres, des bons de commande, des contrats, etc.).
- L’élaboration des demandes de cotations (RFP/RFQ)
- La préparation des demandes des paiements des fournisseurs à transmettre à la finance pour traitement, et assurer que les dossiers d’achat sont de qualité et conformes aux procédures et standards de Mercy Corps et des bailleurs.
- La participation dans l’analyse des cotations en tant que facilitateur(trice) tel que délégué par l’équipe des achats ; et s’assurer que le processus est documenté de manière adéquate conformément aux procédures et formats de Mercy Corps.
- La préparation et la transmission des dossiers d’achat de qualités pour approbation et paiement.
- L’archivage électronique et le classement physique des dossiers d’approvisionnement conformément aux procédures mises en place par Mercy Corps.
- Le partage régulier d’informations avec les demandeurs sur l’état d’avancement de leurs requêtes.
- La mise en place et le suivi de la base des données des fournisseurs et prestataires de services et l’archivage de leur documentation d’éligibilité administrative.
- La préparation des dossiers de demande d’exonérations à soumettre auprès de l’Administration compétente après vérification et validation par le/la Chargé(e) des Achats.
- Etc.
Note : En vue d’éviter le conflit d’intérêt et respecter la ségrégation des tâches et responsabilités, l’Assistant(e) aux Opérations ne devra pas être impliqué(e) dans les approvisionnements pour les besoins émis par le département logistique, et il/elle ne devra pas s’occuper de la réception des marchandises pour lesquelles il/elle a géré le processus d’approvisionnement.
COLLABORATION ET SUPERVISION
Rapporte au/à la : Chargé(e) de la Logistique et des Assets basé(e) à Niamey.
Responsabilité de supervision : Aucune.
Travail/collabore directement avec : les équipes des achats et les chauffeurs, les équipes des programmes, les équipes des Finances, les équipes de l’Administration, le personnel international, et les équipes logistiques des bases.
EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS
- Avoir un diplôme universitaire en logistique, comptabilité, finances, informatique, sciences sociales, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent, est requis
- Avoir au moins 1 année d’expérience de gestion logistique (chaîne de fourniture, passation des marchés, règles et procédures d’achats, etc.) de préférence avec une ONG internationale. Une accumulation des stages professionnels pou une période totale qui correspond à cette durée et dans le domaine de compétence de ce poste dans le secteur humanitaire est acceptable.
- Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique – MS office (Word, Excel, Explora, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données.
- Avoir des compétences organisationnelles solides ; avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national.
- La connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
- Avoir une excellente capacité de négociation et de discrétion ;
- Avoir une très bonne maitrise du français (parlé et écrit). La connaissance d l’anglais est un atout ;
- Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures, et une capacité à travailler de façon autonome est essentielle ;
- Patience, honnêteté, intégrité, flexibilité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
- Avoir des bonnes aptitudes communicationnelles et de développement des bonnes relations interpersonnelles.
- La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Niger et de la région de Maradi serait d’un grand atout.
FACTEURS DE SUCCES
La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des tâches multiples tout en respectant les délais. Être capable de travailler avec autonomie et moins de supervision. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.
APPRENTISAGE ORGANISATIONNEL
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons que tous les membres de l’équipe consacrent 5% de leur temps à apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
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