Assistant Administratif H/F – Dakar

Le bureau UNICEF Sénégal pour renforcer sa capacité de réponse pour les enfants et atteindre les objectifs opérationnels recherche pour son unité Administration, Travel & Conférences, un Assistant Administratif H/F. Sous la responsabilité de la Chargée de l'Administration, l'Assistant Administratif aura à appuyer dans la mise en œuvre du volume important des requêtes liées à la gestion des voyages et des conférences des 02 bureaux (Pays et Régional). Il veillera au strict respect des délais de même qu'au suivi des règles et procédures internes.

Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal ?

Volet voyages :

• Traiter en temps opportun et de manière efficace et efficiente, toutes les demandes de remboursement
• de voyage pour partage quotidien au superviseur pour vérification et
• finalisation
• Maintenir des tableaux de suivi sur les remboursements des voyages traitées (dates, délais de
• traitement, etc.)
• Faire le suivi hebdomadaire des rapports de certifications des missions du personnel dans Insight et
• renforcer les actions nécessaires des staffs et approbateurs pour faciliter le traitement rapide et efficace
• des demandes de remboursements
• Soutenir l'assistant de voyage GS6 dans le traitement des autorisations de voyage en cas de besoin et assurer le bon classement de toutes les correspondances

Volet réunions et conférences :

• Organiser des réunions / conférences, y compris la location de salles et de bus / voitures, les pauses-café / déjeuner, les interprètes, le système de sono, etc.
• Assurer le suivi de toutes les demandes de réunion / conférence reçues et traitées,
• Assurer la liaison avec les coordonnateurs et les sections budgétaires au sujet des sources de financement requises pour les réunions / événements
• Assurer la liaison avec les fournisseurs sur la qualité et la livraison des arrangements de réunion
• Visiter les lieux pour aider à organiser les salles de réunion avant l’évènement
• Appuyer avec la création de (purchase order) pour des réunions et des conférences d'un cout supérieur à 10.000 USD
• Demander des devis aux fournisseurs de conférences pour la compilation d'offres sur des tableaux comparatifs et aider à la création / achat d'articles de faible valeur (<10.000 $) avec l'établissement d'un bon de service pour confirmer le service
• Créer et tenir à jour des listes de fournisseurs pour mise à jour régulière
• Contribution sur les termes de références pour les services de restauration, et autres aspects lies aux conférences
• Rédiger la correspondance administrative avec les fournisseurs au besoin
• Évaluer la qualité des services fournis par les fournisseurs au moyen d'enquêtes et de la collecte de commentaires
• Volet traitement des factures
• Assurer la réception rapide des factures liées aux réunions
• Assurer la certification des factures par les sections demandeurs pour soumission aux Finances
• Appui avec la création d'engagement de fonds (Funds commitment) au besoin et s'assurer qu'il y ait assez de fonds disponibles pour le paiement des factures
• Faire la liaison avec les prestataires pour le paiement des prestations à faible valeur (<10,000 $) par carte bancaire avec TPE ou en ligne et mettre à jour la liste des prestataires qui acceptent cette méthode.

Autres tâches :

• Prendre les minutes lors des réunions d'équipe
• Toute autre tâche demandée par le superviseur.

• Avoir un diplôme d'études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire
• Avoir au moins 05 ans d'expérience dans le travail administratif, qui devrait inclure une bonne connaissance/expérience des services liée aux voyages et conférences
• Avoir une licence/Bachelor's Degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent a ce poste peut remplacer 03 ans d'expérience professionnelle
• Un diplôme de master peut remplacer deux années supplémentaires
• La maitrise du français, une bonne connaissance de l'Anglais et des outils informatiques sont requises.

Compétences de base :

• Accompagner, diriger et encadrer le personnel
• Établir et entretenir des partenariats
• Cultiver la conscience de soi et démonter le sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité
• Penser et agir de manière stratégique
• Travailler de façon collaborative.

Compétences fonctionnelles :

• Capacité d’analyse
• Planification et organisation
• Apprentissage et recherche
• Suivi des instructions et des procédures.

Compétences additionnelles :

• Un bon niveau de compétence est requis pour interpréter et appliquer des règles et règlements spécialisés aux circonstances particulières de cas individuels complexes
• Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres outils de bureau de l'UNICEF
• Bon jugement afin de traiter des affaires complexes, y compris des considérations d'exceptions
• Aptitude à établir des priorités et à planifier son propre travail.